Theo nghị định 119/2018/NĐ-CP mới nhất về hoá đơn điện tử thì từ 01/11/2018 áp dụng cho doanh nghiệp mới hoặc doanh nghiệp đang hoạt động đã hết hóa đơn giấy và từ 01/11/2020 cho tất cả doanh nghiệp.

Hoá đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử là loại hóa đơn mới được Bộ tài chính áp dụng cho các doanh nghiệp kinh doanh hiện nay thay thế cho việc phát hành và sử dụng hóa đơn giấy. Giúp cho việc quản lý và lưu trữ thông tin được tiện lợi hơn. Mang lại hiệu quả, thành công cho công việc kinh doanh của doanh nghiệp cũng như giúp cho việc tính toán thuế được dễ dàng hơn.

Tại khoản 1 Điều 3 trong Thông tư số 32/2011/TT-BTC có hiệu lực từ ngày 14/03/2011 của Bộ Tài Chính đã quy định:

“Hóa đơn điện tử là tập hợp những thông tin dữ liệu về kinh doanh hàng hoá, cung ứng dịch vụ được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Hóa đơn điện tử phải đảm bảo hai nguyên tắc: xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và theo trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất.”

Những lợi ích khi áp dụng hoá đơn điện tử

1. Tiết kiệm chi phí:
– In hóa đơn (Chỉ cần in hóa đơn trong trường hợp khách hàng có yêu cầu sử dụng hóa đơn giấy);
– Phát hành hóa đơn đến khách hàng (Được phát hành qua phương tiện điện tử thông qua portal, e-mail);
– Lưu trữ hoá đơn (Lưu trữ bằng các phương tiện điện tử với chi phí nhỏ);
2. Dễ dàng quản lý:
– Thuận tiện hạch toán, kế toán, đối chiếu dữ liệu;
– Không xảy ra mất mát, hư hỏng, thất lạc hoá đơn;
– Đơn giản hóa việc quyết toán thuế của Quý công ty;
– Thuận tiện cho việc kiểm tra của đơn vị quản lý Thuế.
3. Thuận tiện sử dụng:
– Phát hành nhanh chóng, theo lô lớn;
– Dễ dàng trong việc lưu trữ;
– Đơn giản hóa việc quản lý, thống kê, tìm kiếm hoá đơn.

Những khó khăn khi áp dụng hoá đơn điện tử

Bên cạnh những lợi ích nhìn thấy rõ thì việc áp dụng HĐ điện tử cũng tồn tại những khó khăn như: Doanh nghiệp phải có một hạ tầng kỹ thuật tốt để đáp ứng những quy định của Luật Giao dịch điện tử và phải có nguồn nhân lực có chuyên môn tốt để có thể am hiểu và vận hành đúng theo yêu cầu của HĐ điện tử

Đối tượng sử dụng hoá đơn điện tử

– Các đơn vị tổ chức, doanh nghiệp: phát hành với số lượng hóa đơn lớn như: Điện, Nước, Viễn thông, Truyền hình
– Các đơn vị có nhiều chi nhánh, tại nhiều Tỉnh/Thành phố
– Các đơn vị có khách hàng không tập trung, ở nhiều Tỉnh/Thành phố
– Các doanh nghiệp xuất HĐĐT theo yêu cầu của ngành thuế

Quy trình phát hành

– Đăng ký phát hành với cơ quan thuế
– Khởi tạo HĐ điện tử
– Phát hành HĐ điện tử

Thời điểm áp dụng Hoá đơn điện tử cho các doanh nghiệp

Thời điểm bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP ngày 12/09/2018 – Hiệu lực thi hành 01/11/2018 về HĐ điện tử:
– Trước ngày 01/11/2018:
Doanh nghiệp vẫn được đặt in và sử dụng hóa đơn giấy và sử dụng hết hóa đơn giấy nếu đã thông báo phát hành hóa đơn đặt in
– Sau ngày 01/11/2018:
+ Doanh nghiệp nào còn hóa đơn giấy sử dụng chưa hết thi dùng tiếp cho đến khi hết nếu đến ngày 01/11/2020 không dùng hết bắt buộc phải hủy hóa đơn giấy để sử dụng HĐ điện tử
+ Nếu dùng hết hóa đơn giấy trước ngày 01/11/2020 thì sẽ chuyển sang hóa đơn điện tử mà không được in hóa đơn giấy
– Những doanh nghiệp thành lập từ ngày 01/11/2018 buộc dùng HĐ điện tử
Công thức mặc định:
– Hóa đơn giấy (đã phát hành) < 01/11/2018 < = 01/11/2020: Hóa đơn điện tử (hóa đơn giấy còn lại phải hủy)
– Thành lập Doanh nghiệp mới (Hóa đơn giấy hoặc hóa đơn điện tử + hóa đơn giấy mua của cơ quan thuế bán = rủi ro cao về thuế) < 01/11/2018 < = Hóa đơn điện tử

Chi tiết nghị định 119: 119/2018/NĐ-CP ve hoa don dien tu

Xử lý khi hóa đơn điện tử bị lập sai

Khi thông tin ban đầu trên hóa đơn mua hàng hóa trên hệ thống bị viết sai, công ty có nhu cầu viết lại hóa đơn khác với thông tin chính xác , hoặc khách hàng trả hàng đã mua trên hệ thống , công ty sẽ lập biên bản điều chỉnh hóa đơn hoặc thu hồi hóa đơn như hóa đơn giấy sau đó tiến hành thủ tục thu hồi trên hệ thống.