Viết hóa đơn là 1 trong nhiều nhiệm vụ của kế toán, trên thực tế xuất hóa đơn gặp sai sót là điều vẫn diễn ra thường xuyên đối với các Doanh nghiệp. Một số trường hợp sai sót có thể gặp như là: ghi sai thông tin người mua (ví dụ: tên công ty, địa chỉ, mã số thuế,…), ghi nhầm tên, quy cách, đơn vị tính, đơn giá của sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ,… Làm thế nào để xử lý những tình huống đó? Đại lý thuế A&T – Quảng Ninh xin đưa ra cách giải quyết từng trường hợp cụ thể dưới đây:
*Căn cứ Pháp lý:
+ Điều 20 – “Xử lý đối với hóa đơn đã lập”của Thông tư 39/2014/TT-BTC;
+ Khoản 7, Điều 3, Thông tư 26/2015/TT-BTC
*Các trường hợp xử lý hóa đơn viết sai như sau:
1. Hóa đơn viết sai nhưng chưa giao cho người mua (dù là đã xé khỏi cuống hay chưa xé khỏi cuống)
– Khi viết sai hóa đơn mà chưa xé khỏi cuống chỉ cần gạch chéo 3 liên và gập lên sau đó viết lại hóa đơn mới.
– Khi viết sai hóa đơn mà đã xé khỏi cuống nhưng chưa giao cho người mua thì gạch chép 3 liên viết sai của hóa đơn đó và kẹp lại quyển hóa đơn, có thể bấm ghim hoặc dính luôn lại tại cuống để lưu trữ tránh bị thất lạc. Sau đó viết lại hóa đơn mới.
Lưu ý hóa đơn mới ghi ngày xuất lại hóa đơn, không phải ngày của hóa đơn cũ. Kế toán không được xé hay vứt bỏ hóa đơn sai này mà phải lưu trữ để giải trình với Cơ quan thuế khi cần.
2. Viết sai hóa đơn đã xé khỏi cuống giao cho người mua nhưng người mua chưa kê khai thuế
– Lập biên bản thu hồi hóa đơn thành 2 bản người mua, người bán kí tên đóng dấu kẹp cùng hóa đơn (biên bản ghi rõ nội dung lý do thu hồi hóa đơn).
– Người bán gạch chéo 3 liên, lưu trữ hóa đơn viết sai và xuất lại hóa đơn mới (hai bên sử dụng hóa đơn mới để kê khai thuế).
3. Hóa đơn viết sai đã xé khỏi cuống giao cho người mua, người mua đã kê khai thuế
– Viết sai tên địa chỉ, người bán mà vẫn đúng mã số thuế, lập biên bản điều chỉnh hóa đơn và không cần viết lại hóa đơn mới.
– Viết sai liên quan đến mã số thuế thì lập biên bản điều chỉnh ghi nhận lỗi sai nhưng phải bổ sung thêm một hóa đơn mới. Trên hóa đơn ghi mới lại mã số thuế đúng, tiền hàng tiền thuế gạch chéo.
– Viết sai liên quan đến số tiền thì lập biên bản điều chỉnh đến lỗi sai. Viết hóa đơn mới bổ sung điều chỉnh tăng hoặc giảm số tiền so với hóa đơn cũ.
*Lưu ý khi lập hóa đơn điều chỉnh:
+ Hóa đơn phải ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế giá trị gia tăng,… cho hóa đơn số..… ký hiệu..…
+ Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra đầu vào
Trên đây là những tình huống thường mắc phải và cách xử lý, Đại lý thuế A&T – Quảng Ninh hy vọng sẽ giúp anh (chị) có thể giải quyết được khi gặp phải những tình huống mắc phải.